L’Université Gustave Eiffel a pu bénéficier de l’expérience du Campus Numérique de l’ex-UPEM (devenu Département Numérique & Médias du Centre d’Innovation Pédagogique et Numérique - CIPEN) qui, depuis 2008, met en place des dispositifs numériques pour la formation et promeut la formation ouverte et à distance. Cela a renforcé la résilience de l’établissement.

Alors que le CIPEN a été créé en janvier 2020, en mars 2020 il a été nécessaire de structurer différemment l’offre de service et les missions des agents et agentes afin que le CIPEN puisse répondre aux différentes sollicitations et anticiper les potentiels besoins. Quelques semaines avant la fermeture, le CIPEN a pu s’organiser différemment, de manière concertée, dans le but de pouvoir assister, accompagner, guider les enseignants et enseignants-chercheurs dans la mise en œuvre de leurs dispositifs de continuité pédagogique.

Des actions concrètes ont été mises en œuvre :

• Le renforcement de la plateforme pédagogique numérique en termes informatique grâce à la DGDIN (service informatique de l'université)
• La création d’un guide de l’enseignement à distance
• La création de modules de formations à distance pour les enseignants/enseignants-chercheurs
• L’accompagnement individuel et la formation des enseignants pour la mise en place de cours à distance
• La création d’un service général temporaire de hotline à la fois sur le plan de l’audiovisuel mais également des outils numériques
• La promotion d’outils permettant de pouvoir rester facilement en contact avec les étudiants
• La mise en place d’outil tels que Zoom pour permettre aux enseignants/enseignants-chercheurs de pouvoir continuer à organiser les regroupements et délivrer les cours magistraux.
• La création d’un groupe de discussion et de hotline avec la centaine d’enseignants volontaires sur Discord (Les Veilleurs) et d’un groupe de discussion avec les étudiants délégués de proximité sur Discord également (Les Veilleurs étudiants).

• La mise en place des enseignements de langues à distance.

De même, pour préparer la rentrée universitaire 2020-2021, le CIPEN souhaitait constituer un stock de matériel audiovisuel (tablettes graphiques, webcams, microphones, casques-micros…) dans le but de pouvoir équiper individuellement les enseignants. La crise étant internationale, des pénuries mondiales de matériel audiovisuel n’ont pas permis à l’établissement de pouvoir disposer de tous ces équipements en temps et en heure. Ce retard a été rapidement comblé par des priorités de livraison pour notre établissement par les titulaires des marchés publics.

La fin de l’année 2020 a été également marquée par la préparation de l’année civile 2021, majoritairement en télétravail et à distance pour les étudiants.

Témoignage de Glenn Le Borgne, ingénieur pédagogique

« Pour assurer une continuité pédagogique à nos 500 étudiants, toute l’école était mobilisée :  la direction de l’enseignement, le service informatique, de la scolarité et bien entendu des professeurs. Les périodes de transitions au tout distanciel ont engendré un accroissement de travail très important et relativement anxiogène. Il a fallu rassurer étudiants et enseignants. Cela s'est fait par la concertation, l’adoption d’une communication homogène, l’utilisation de logiciels et de procédures les plus simples possibles, de tutorats personnalisés…

Après l’annonce du 1^er confinement, nous avons eu la bonne intuition de nous appuyer sur les étudiants et leurs usages pour assurer une continuité des cours le plus rapidement possible. Certains travaillaient déjà sur Discord pour leurs projets et il y avait un fort enthousiasme pour cet outil. Nous avons utilisé cette expérience : des étudiants ont créé un serveur, répliqués virtuellement les salles de l’établissement, cafétéria comprise, et j’ai ensuite rédigé un tutoriel adapté aux usages de l’enseignement à distance.

En deux jours, l’ensemble de l’EIVP était sur Discord, et sur toute la durée du confinement nous n’avons eu que deux ou trois cours annulés ! Néanmoins le distanciel a ses limites : entre six et neuf heures de cours en synchrone par jour c’est très fatigant pour les étudiants et les QCM en temps limité génèrent du stress. La direction de l’enseignement a rapidement fait évoluer les modalités de cours afin que la moitié ait lieu en asynchrone, avec des PowerPoint commentés par les enseignants. Pour les examens, les devoirs maisons avec des périodes de rendu plus importantes ont été préconisés. Lors du confinement de novembre, nous avons conservé cette organisation mais en changeant notre système de visioconférences pour Teams et Zoom afin de correspondre aux attentes des professionnels. Du point de vue utilisateur la bascule était assez simple, côté administrateur informatique cela a demandé un effort plus soutenu.

« La crise n’a pas eu que des mauvais côtés : elle a renforcé les liens entre étudiants, enseignants et personnels »